KDS Corporate

Les gestionnaires de voyages d’entreprise sont sous la pression permanente de devoir optimiser leur budget voyage tout en mettant à la disposition de leurs collaborateurs un outil de réservation fiable et efficace nécessitant peu de maintenance. Alors que ce poste de dépenses fait l’objet d’un suivi rigoureux et connaît de plus en plus de restrictions, les entreprises ont besoin de suivre étroitement leurs politiques internes de voyages pour pouvoir atteindre leurs objectifs.

KDS Corporate est une solution on demand de e-procurement pour le voyage d’affaires. La solution est conçue pour fournir aux entreprises internationales la flexibilité, la fiabilité et le niveau de maîtrise dont elles ont besoin pour effectuer et suivre leurs réservations. Les entreprises retirent un avantage immédiat de l’utilisation de la solution avancée de gestion de voyages d’affaires KDS Corporate.

Une référence sur le marché

Prenant acte des nombreuses évolutions qui ont remodelé le secteur du voyage ces 10 dernières années, KDS a conçu sa solution de gestion en ligne des déplacements professionnels et des notes de frais KDS Corporate pour répondre aux nouveaux besoins de ce marché. Solution de référence sur le marché l, KDS Corporate apporte de la valeur à plus de 5.000 entreprises dans 20 pays avec une technologie aujourd’hui éprouvée. L’éditeur affiche un taux moyen d’adoption de 67% chez les entreprises utilisatrices, un grand nombre d’entre elles en retirant des avantages tangibles dès le milieu de la phase de mise en œuvre.

Des entreprises mondiales de premier plan telles que Accenture, Airbus, Arcelor, BP, EADS, Henkel, ING, Shell, Unilever et d’autres exploitent la flexibilité de KDS Corporate dans la gestion de leurs déplacements professionnels.

Un outil au service de votre stratégie

Avec KDS Corporate, les entreprises disposent d’un outil puissant pour mettre en œuvre leur stratégie d’achats, y gagnant une maîtrise complète de leur système. La solution leur permet de mettre en application leur politique voyages de manière uniforme, leur offrant des fonctions de recherche rapides et puissantes sur la totalité des offres disponibles. Son haut niveau de personnalisation facilite le paramétrage des règles et le reporting. En interne, les entreprises ont ainsi la certitude que leur budget voyages est bien utilisé et le cas échéant, peuvent ajuster KDS Corporate afin d’optimiser leurs relations fournisseurs.

Conçu pour un environnement international, multilingue, la solution s’intègre facilement avec tous les GDS et avec un large éventail de partenaires contractualisés et de fournisseurs spécialisés partout dans le monde. La convivialité de la solution permet d’améliorer le niveau d’interaction entre les différents acteurs en s’appuyant sur des relations plus fiables et plus solides.

Réduire les coûts au maximum

De nombreuses grandes entreprises ont fait de KDS Corporate la pierre angulaire de leur stratégie de gestion des déplacements professionnels, contribuant au respect de la politique voyages, à l’optimisation des relations fournisseurs et à l’établissement de partenariats clés avec les agences de voyages. La raison en est toute simple : KDS Corporate permet de réduire au maximum le poste de dépenses voyages.

Des économies significatives

• Unilever Pays-Bas estime à 1 million d’euros par an en moyenne les économies directement attribuables à la mise en oeuvre de la solution de réservation KDS ces 3 dernières années. Ce chiffre inclut une réduction de 15% du prix moyen par billet, malgré l’introduction (et la hausse constante) de surcharges pétrolières, de taxes de sécurité et d’aéroport.
• Airbus a atteint un taux d’adoption de 80%. KDS Corporate a aidé Airbus à réorienter un pourcentage significatif de ses réservations vers les vols affrétés par l’entreprise. Airbus a également constaté une réduction substantielle du prix moyen par billet. La très grande majorité des déplacements professionnels réalisés au sein d’Airbus sont européens et l’avionneur estime économiser 50 euros par déplacement sur ces destinations.

La solution de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais en ligne de KDS met en œuvre des meilleures pratiques afin de permettre aux entreprises utilisatrices de maîtriser leurs coûts et d’atteindre leurs objectifs d’optimisation budgétaire. Elle propose un éventail d’offres sans équivalent sur le marché qui associe les compagnies aériennes traditionnelles, les compagnies « low cost » et les compagnies ferroviaires européennes, affichant l’ensemble des informations sur un même écran afin de pouvoir comparer efficacement ces données en un coup d’œil. Le puissant moteur de tarification de KDS présente également au voyageur les tarifs et les disponibilités des différentes options, lequel peut ainsi identifier l’itinéraire le plus court et le plus économique.

Un affichage multi-modal de disponibilités sur la route Paris-Nice

L’association du moteur de tarification le plus efficace du marché à une solution hautement personnalisable dotée de puissantes fonctionnalités de suivi et de contrôle permet de mettre en œuvre des techniques intelligentes de réduction des coûts, mais aussi et surtout d’accroître le taux d’adoption par les utilisateurs.

KDS Professional Services : un gage de succès pour vos projets

Bien entendu, la technologie n’est qu’une partie de la solution fournie : KDS Professional Services apporte son aide lors de la phase de déploiement de la solution KDS, collaborant directement avec les entreprises et leurs agences de voyages. Les équipes de KDS Professional Services sont ainsi centrées sur vos objectifs opérationnels dès les premières étapes de votre projet jusqu’à la phase finale d’implémentation, proposant une large gamme de prestations : conseil, gestion de projet, personnalisation, administration, mise en œuvre technique, services d’intégration, conduite du changement, déploiement et assistance technique.

Un vecteur de nouveaux comportements et de réduction des coûts

Si KDS Corporate a bien été conçu pour les grandes entreprises, il se focalise sur les besoins individuels des voyageurs. La réduction des coûts et le respect de la politique interne de l’entreprise sont naturellement des aspects essentiels, mais si l’utilisation du système pour réserver et gérer ses déplacements professionnels n’est pas pratique ou prend trop de temps, la probabilité est forte pour que les voyageurs recherchent des solutions alternatives en dehors de la politique établie. L’entreprise qui veut maximiser les avantages de sa solution de gestion des déplacements professionnels en ligne doit veiller à l’adoption interne de l’outil retenu.

C’est pourquoi KDS va plus loin que n’importe quel autre éditeur du marché pour offrir aux voyageurs un processus de réservation facile et transparent. KDS guide les voyageurs à chaque étape du processus, depuis la recherche des meilleures options et l’approbation d’une réservation jusqu’à l’envoi des notes de frais au retour du déplacement professionnel.

Gestion des notes de frais

Dans le détail

Une seule base de données, un seul profil, de multiples applications

L’utilisation d’une solution unifiée pour la gestion des voyages et des notes de frais permet aux entreprises de mettre en place une politique cohérente pour l’ensemble des processus de gestion des déplacements professionnels, des notes de frais et des approbations./Le module de gestion des notes de frais offre des fonctionnalités diverses :

• Création automatisée de lignes de frais/Import automatique des données des cartes de crédit d’entreprise
• Suivi des informations de voyages dans le module de gestion des notes de frais
• Suivi et reporting sur l’ensemble du processus
• Chemin d’audit complet à des fins de conformité

Pour les entreprises requérant des autorisations préalables au voyage, KDS offre un moteur de gestion de workflow unique en son genre qui accélère le processus d’approbation. Cette dernière peut porter sur les notes de frais et l’autorisation budgétaire, et inclure des délégations de signature si nécessaire afin de permettre l’organisation sans encombre des voyages importants.

Une intégration facile avec l’agence de voyages

KDS Corporate est fortement apprécié par les agences de voyages pour son interface conviviale et puissante qui contribue directement à la satisfaction de l’utilisateur. Mais les fonctionnalités de gestion applicative sont tout aussi importantes, et les agences apprécient également la solution KDS pour son intégration transparente avec leurs systèmes de back-office.

• Profils : Synchronisation permanente entre l’agence de voyages et l’entreprise
• PNR : KDS Corporate permet à l’utilisateur d’inclure des instructions à l’attention de l’agence de voyages directement dans les PNR (Passenger Name Record, la référence de la réservation),
• Invités : l’organisateur de voyages peut créer rapidement un nouveau profil pour une personne extérieure à l’entreprise,
• Gestion de la politique voyages : les politiques de voyages s’imposent naturellement à l’ensemble des systèmes de l’entreprise. Les gestionnaires de voyages peuvent désactiver ou réactiver cette politique de voyages en fonction des besoins. KDS Corporate permet également de modifier les règles d’une politique voyages pour une partie de l’entreprise seulement.
• Personnalisation de l’interface : des champs spécifiques peuvent être créés et personnalisés, et les utilisateurs peuvent modifier la langue de l’interface et personnaliser leurs préférences.

Des services à valeur ajoutée pour les voyageurs

A la pointe de son marché, KDS offre des fonctionnalités centrées sur les voyageurs qui fournissent une vraie valeur ajoutée à l’utilisateur :

• Visualisation du portefeuille d’offres : un portefeuille d’offres de voyages sans équivalent donne aux voyageurs le détail complet des horaires, tarifs et disponibilités des vols et des trains, avec intégration sur un même écran des données des compagnies aériennes (y compris « low cost ») et des informations ferroviaires.
• Aide à la réservation : Grâce à la fonctionnalité « Lost Savings » (économies manquées), les gestionnaires de voyages peuvent influencer les comportements d’achat, mettant en lumière les écarts tarifaires avec les meilleurs tarifs négociés par l’entreprise, les billets remboursables les moins chers, les tarifs « low cost » et les options ferroviaires, entre autres options.
• Prise en charge et dépose de véhicules : le voyageur peut prendre possession d’un véhicule de location ou le déposer directement à son bureau ou à une autre adresse.
• Plan des places : Les voyageurs peuvent visualiser le siège proposé et savoir où sont placés leurs collègues avant d’effectuer leur réservation
• Affichage des vols complets : l’interface peut afficher tous les vols, y compris les vols complets, évitant aux voyageurs d’appeler l’agence de voyages pour demander pourquoi leur vol habituel n’est pas affiché.
• Préférences personnelles : la solution KDS mémorise les préférences des voyageurs, présentant par défaut les options de voyages préalablement sélectionnées (localisation des places, type de chambre d’hôtel ou modèle de véhicule).