KDS lance KDS express, la première solution logicielle SaaS de gestion complète des frais de déplacements à destination des PME

Préconfigurée pour une mise en place en moins de quatre semaines, sans déploiement informatique, KDS express est une solution "pur internet" qui permet d’économiser jusqu’à 30% sur le traitement des notes de frais et les réservations de voyages

Paris, le 16 septembre 2008 – A l’occasion de la tenue du salon Red’Cost du 16 au 17 septembre à Paris Porte de Versailles, KDS, le leader européen des solutions logicielles de gestion des déplacements professionnels en ligne dévoile KDS express, sa toute nouvelle solution en ligne d'automatisation du traitement des notes de frais et de la gestion des déplacements professionnels à destination des PME-PMI.

KDS express est une solution hébergée, SaaS (Software-as-a-Service), accessible à partir d'un navigateur Internet. Préconfigurée pour répondre aux besoins spécifiques des PME-PMI, KDS express se déploie en moins de quatre semaines. Ne nécessitant aucune expertise informatique, les entreprises reçoivent de façon automatique et sans coût additionnel toutes les évolutions futures du produit.

Pour illustrer les avantages d'une solution SaaS frais et voyages KDS a réalisé une bande dessinée, disponible sur http://www.kds.com/fr/episode1

D’une utilisation extrêmement simple et intuitive, KDS express permet en quelques clics de bénéficier de toute la puissance fonctionnelle de la dernière génération des logiciels de KDS (voir description plus bas dans le communiqué).
« Le marché des PME-PMI est encore largement sous-équipé alors que nous constatons une forte demande. Il était donc important de sortir une offre adaptée qui bénéficie de notre expérience sur le marché des grands comptes. Les entreprises de toutes tailles vont pouvoir accéder à la puissance d'une solution unifiée voyage et notes de frais » explique Stéphane Donders, Directeur Général adjoint de KDS. « Alors que les entreprises ont beaucoup à gagner en automatisant leurs processus de gestion des frais de déplacements, l’étude que nous avons menée sur le sujet en juillet dernier montre qu'en France les notes de frais sont encore dans 61% des cas saisies dans un tableur ».

La mise en place d'une solution dédiée permet d'économiser jusqu'à 30% des dépenses liées au traitement des notes de frais, d'éliminer les saisies multiples et les erreurs, de réduire la perte de temps et les surcoûts, mais aussi d’apporter un meilleur contrôle.

Les avantages d'une solution unifiée pour la gestion des notes de frais et des voyages.

Lors de l'implémentation :

• Le paramétrage et la mise en place de la solution notes de frais et voyages est gérée par un interlocuteur unique, ce qui est un gage de cohérence.
• La formation des utilisateurs est simplifiée car elle repose sur une seule solution et donc une seule interface.
• La solution unifiée notes de frais et voyages procure aux services financiers une visibilité totale et exhaustive de la chaîne d'achats voyages et frais, sur un poste de dépense généralement faiblement optimisé.

La solution logicielle est automatiquement mise à jour par KDS à intervalles réguliers.

KDS express permet de:

1. Réduire les dépenses par l'application standardisée de la politique de remboursement
2. Diminuer les pratiques non conformes grâce à des alertes
3. Supprimer les tâches manuelles en automatisant les traitements comptables
4. Contrôler plus efficacement et en temps réel les dépenses liées aux déplacements
5. Réduire le temps de saisie des notes de frais par les utilisateurs grâce à un moteur de réconciliation intelligent
6. Simplifier la réservation en ligne des voyages (avion, train, hôtel, voiture)

Forte d'une ergonomie conviviale facilitant la prise en main de l'application, l’interface de KDS express guide l'utilisateur de la réservation d'un déplacement à la saisie des notes de frais. Elle permet également au service comptable de valider les lignes de factures payées par l'entreprise, de façon à couvrir l'ensemble du processus.

Ses principales fonctionnalités sont :

• La gestion des politiques de remboursement de frais et de voyages
• La saisie hors ligne de notes de frais
• La configuration des processus et imputations (comptables, analytiques...)
• Une interface configurable
• Le reporting consolidé et unique (frais et voyages)
• La génération automatique des états de déclaration fiscale : TVS et DADS
• Le moteur d’approbation des notes, factures et voyages
• Les connexions avec les agences de voyages
• Un moteur tarifaire puissant, permettant de comparer les diverses possibilités de déplacements, et de choisir la plus pertinente économiquement.
• Des Import / Export de données: Intégration des données cartes affaires, cartes logées, factures fournisseurs, données ressources humaines, et export des lignes de frais et des lignes de facture vers le système comptable

La gestion des frais de déplacement en ligne

Avec KDS express, la politique frais et déplacements est facilement administrable : les règles de remboursement des frais sont intégrées et systématiquement appliquées, qu'il s'agisse de frais réels plafonnés, de forfaits, ou de barèmes. De même, les règles d'achats de déplacement permettent de guider les utilisateurs vers les fournisseurs préférés et de faire respecter les accords négociés.

Le logiciel est conçu pour intégrer les données provenant des fournisseurs (ex : Cartes logées...) et de cartes affaires. Grâce à cette fonctionnalité toute dépense effectuée avec une carte est tracée puis récupérée dans KDS express et peut pré-alimenter la note de frais afin d'éviter que l’utilisateur ait à la saisir.

KDS express permet également de gérer différents axes comptables et analytiques, de systématiser la gestion de la TVA déductible et de convertir automatiquement les devises étrangères.

Le moteur tarifaire de KDS express permet de rechercher les meilleures offres en fonction du paramétrage de la politique voyages et des accords négociés. Seules les offres disponibles sont affichées et différents filtres permettent à l'utilisateur de cibler rapidement l'option préférée.

KDS express est disponible immédiatement. KDS express peut également être interfacée facilement au portail des agences de voyages et des partenaires KDS.

Note : La bande dessinée KDS Express est disponible sur : http://www.kds.com/fr/episode1